เมื่อผู้ผลิตต้องการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าในรัสเซียหรือประเทศในเครือรัฐเอกราช (CIS) เป็นครั้งแรก ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการจัดทำงบประมาณและคำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมด โดยทั่วไป ผู้ประกอบการที่กำลังเตรียมเข้าร่วมงานมักตั้งคำถามเกี่ยวกับค่าเช่าพื้นที่ ค่าบูธแสดงสินค้า และค่าธรรมเนียมการลงทะเบียน
อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าแทบไม่เคยเท่ากับค่าบูธเพียงอย่างเดียว สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่กลับมาจากภารกิจด้านอื่น ๆ
ค่าใช้จ่ายในการเดินทางของทีมงาน
สมมติว่าบริษัทส่งพนักงานสองคนเข้าร่วมงานแสดงสินค้า การจัดการเดินทางครั้งนี้จำเป็นต้องจ่ายค่าตั๋วเครื่องบิน ค่าที่พักโรงแรม ค่ารถรับส่ง ค่าอาหาร ค่าโทรคมนาคม ค่าประกันภัย และเบี้ยเลี้ยงการเดินทางไปปฏิบัติงาน
แต่! ยังมีค่าใช้จ่ายแฝงอีกด้วย นั่นคือเวลาทำงานหลายวันของเจ้าของกิจการ ผู้อำนวยการฝ่ายพาณิชย์ หรือผู้จัดการฝ่ายส่งออก เพราะในระหว่างที่บุคคลเหล่านี้ทำงานอยู่ในงานแสดงสินค้า ภารกิจประจำวันของพวกเขาก็ไม่ได้หยุดลง
ค่าบริการล่ามมืออาชีพ
การแปลภาษารัสเซียเป็นภาษาจีนแบบทั่วไป หรือการใช้แอปพลิเคชันแปลภาษา มักไม่เพียงพอ ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานประจำบูธต้องมีความเข้าใจคำศัพท์เฉพาะทางและตัวผลิตภัณฑ์เป็นอย่างดี สามารถแยกแยะผู้จัดซื้อที่แท้จริงออกจากผู้เข้าชมงานทั่วไป และรู้จักตั้งคำถามที่เหมาะสมเกี่ยวกับบริษัท ปริมาณการสั่งซื้อ ช่องทางการจำหน่าย และขั้นตอนถัดไปหลังจากการทำความรู้จักกัน
ประการที่สาม คือค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการผู้รับเหมาและผู้ให้บริการ ตั้งแต่ผู้จัดงานและการพัฒนาสื่อโฆษณา ไปจนถึงการติดตั้งบูธและการจัดส่งตัวอย่างสินค้า
การจัดส่งตัวอย่างสินค้าไปยังงานแสดงสินค้า
ควรเข้าใจว่าการขนส่งสินค้าเพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้าและการขนส่งตัวอย่างสินค้าเพื่อจัดแสดงเป็นภารกิจที่แตกต่างกัน จำเป็นต้องศึกษาและเตรียมการอย่างรอบคอบว่าสินค้าประเภทใดสามารถนำเข้าได้ ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง สินค้าต้องมาถึงเมื่อใด จะจัดเก็บสินค้าไว้ที่ไหนก่อนเริ่มงาน และจะดำเนินการอย่างไรกับสินค้าหลังจบงาน
หากตัวอย่างสินค้าถูกส่งกลับหลังจบงาน บริษัทจะต้องจ่ายค่าขนส่งทั้งขาไปและขากลับ หากตัวอย่างสินค้าถูกทิ้งไว้กับผู้จัดงานหรือถูกกำจัดทิ้ง บริษัทก็จะสูญเสียทรัพยากรที่สามารถนำมาใช้ในการส่งเสริมการตลาดและการขายต่อไปได้
การปรับผลิตภัณฑ์ให้เข้ากับภาษาและการรับรู้ของตลาดท้องถิ่น
หากโบรชัวร์ถูกแปลเป็นภาษารัสเซียด้วยเครื่องมือแปลภาษาออนไลน์ ก็มักจะไม่สามารถกลายเป็นสื่อทางการค้าที่ดีสำหรับกลุ่มเป้าหมายชาวรัสเซียได้
โบรชัวร์ควรแสดงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อพันธมิตรหรือผู้ซื้อที่มีศักยภาพ โดยส่วนใหญ่มักประกอบด้วยคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่เข้าใจง่าย รูปแบบบรรจุภัณฑ์ ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQ) ราคาส่งออก แหล่งกำเนิดสินค้า ใบรับรองมาตรฐาน เงื่อนไขการจัดส่ง และช่องทางติดต่อที่กลุ่มเป้าหมายคุ้นเคย
จำนวนการพบปะกับลูกค้ากลุ่มเป้าหมายที่น้อยเกินไป
การทำงานในงานแสดงสินค้าตลอดสามวัน การพบปะจำนวนมาก และการสนทนากับผู้คนหลายร้อยคน อาจไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์และไม่สามารถสร้างยอดขายได้ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับว่าในกลุ่มผู้เข้าชมงานมีผู้ที่พร้อมซื้อสินค้าจำนวนเท่าใด ดังนั้น จึงจำเป็นต้องจัดหมวดหมู่นามบัตรที่ได้รับทันที
หากไม่มีการคัดกรองคุณสมบัติของผู้ติดต่อทันทีที่ได้รับข้อมูล ณ บูธแสดงสินค้า จำนวนของนามบัตรก็แทบจะกลายเป็นตัวชี้วัดที่ไม่มีประโยชน์
การสูญเสียผู้ติดต่อหลังจากเดินทางกลับจากงานแสดงสินค้า
ค่าใช้จ่ายประเภทนี้ถือเป็นความสูญเสียที่แพงที่สุดสำหรับบริษัท เพราะไม่ปรากฏอยู่ในงบประมาณรวมของกิจกรรมทั้งหมด หลังจากเดินทางกลับจากงานแสดงสินค้า ทีมงานก็กลับไปทำหน้าที่และภารกิจประจำวันตามปกติ นามบัตรที่รวบรวมมาตลอดสามวันยังคงอยู่ในแฟ้ม และการติดต่อผู้ซื้อที่มีศักยภาพเป็นครั้งที่สองก็ถูกเลื่อนออกไป
เพียงอีกไม่กี่สัปดาห์ ผู้นำเข้าก็อาจเริ่มเจรจากับซัพพลายเออร์รายอื่นแล้ว โดยลืมบริษัทของคุณและผลิตภัณฑ์ยอดเยี่ยมของคุณไปเสียสนิท
การทำงานผ่านบูธแสดงสินค้าร่วมของ G2R เปลี่ยนโครงสร้างต้นทุนทั้งหมดในการส่งเสริมสินค้าในงานแสดงสินค้าได้อย่างไร?
บูธแสดงสินค้าร่วมมีประโยชน์และข้อได้เปรียบหลายประการสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม แนวคิดหลักคือการให้ผู้ผลิตหลายรายใช้โครงสร้างพื้นฐานของงานแสดงสินค้าร่วมกัน แต่ละบริษัทจะได้รับโอกาสนำเสนอผลิตภัณฑ์ของตนเองต่อพันธมิตรที่มีศักยภาพ ขณะที่ค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะถูกแบ่งระหว่างผู้เข้าร่วม
รายการค่าใช้จ่ายที่มักใช้ร่วมกัน ได้แก่ พื้นที่จัดแสดงสินค้า พื้นที่เจรจาธุรกิจ เคาน์เตอร์ จอแสดงผล เจ้าหน้าที่ประจำบูธ บริการแปลภาษา งานพิมพ์ ภาพถ่ายและวิดีโอ โลจิสติกส์พื้นฐาน และการบริหารจัดการ
ข้อได้เปรียบสำคัญอีกประการหนึ่งของบูธแสดงสินค้าร่วมในรัสเซีย คือความสามารถในการจัดการกระบวนการทั้งหมดผ่านทีมงาน G2R ในประเทศรัสเซีย ผู้ดำเนินงานแพลตฟอร์มในรัสเซีย บริษัท ООО “АзияЭксперт” (AsiaExpert) ทำงานร่วมกับบริษัทจีน GUANGZHOU SEVEN WINDS INTERNATIONAL TRADE CO., LTD. ความร่วมมือนี้ช่วยให้สามารถสั่งซื้อและประสานงานบริการในพื้นที่ ทำงานร่วมกับผู้จัดงานและผู้รับเหมาได้โดยตรง โดยไม่ต้องผ่านตัวกลางหลายทอด
ประหยัดงบประมาณได้อย่างชัดเจน! เนื่องจากไม่จำเป็นต้องส่งทีมงานเดินทางไปปฏิบัติงานในรัสเซีย ตั้งแต่ก่อนขั้นตอนการจองบูธแสดงสินค้าร่วม เราจะตรวจสอบกฎระเบียบของงานแสดงสินค้าแต่ละแห่ง และจัดการเข้าร่วมผ่านทีมงานท้องถิ่นในงานที่อนุญาตให้ดำเนินการในรูปแบบดังกล่าว
บริษัทจีนเพียงส่งมอบตัวอย่างสินค้า งานนำเสนอ ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ เงื่อนไขทางการค้า รวมถึงคำถามที่ควรถามผู้ซื้อหรือพันธมิตรที่มีศักยภาพให้แก่ทีมงาน G2R
ทีมงานท้องถิ่นในรัสเซียจะศึกษาผลิตภัณฑ์ จัดการนำเสนอสินค้าในงานแสดงสินค้า รวบรวมข้อมูลผู้ติดต่อ บันทึกความต้องการของลูกค้า และจัดทำรายงานภาพถ่ายและวิดีโอ
หากมีผู้ซื้อที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ปรากฏตัวในงานแสดงสินค้า ตัวแทนบริษัทของคุณสามารถเข้าร่วมกระบวนการเจรจาผ่านวิดีโอคอลทางออนไลน์ได้ ทั้งนี้ ในขั้นตอนต่อไปอาจจำเป็นต้องเข้าร่วมการเจรจาด้วยตนเอง แต่ในกรณีนั้นจะเป็นการเจรจาที่มีเป้าหมายชัดเจนและอาจนำไปสู่การทำสัญญา ณ จุดนี้เองที่การเดินทางไปรัสเซียด้วยตนเองจะมีคุณค่าทางการค้าอย่างแท้จริง วิธีนี้สมเหตุสมผลและประหยัดกว่าการส่งทีมงานทั้งหมดเดินทางไป
ขอเน้นย้ำว่าการประหยัดค่าใช้จ่ายที่สำคัญที่สุดจะเริ่มต้นหลังจากงานแสดงสินค้าสิ้นสุดลง ลองพิจารณาสองสถานการณ์ต่อไปนี้
สถานการณ์ A
คุณเดินทางไปรัสเซียเพื่อเข้าร่วมงานแสดงสินค้า ทำงานเป็นเวลาสามวัน และรวบรวมนามบัตรจากบริษัทจีนหลายแห่งได้ประมาณ 40 ใบ ตัวอย่างสินค้าที่เหลือจำเป็นต้องนำกลับไปด้วย และคุณเพิ่งเริ่มจัดการข้อมูลผู้ติดต่อและส่งอีเมลหลังจากผ่านไปสองสัปดาห์
ในขณะนั้น ผู้ซื้อรายหนึ่งขอตัวอย่างสินค้า และคุณจำเป็นต้องจัดส่งสินค้าไปยังรัสเซียอีกครั้ง ผู้ซื้ออีกรายขอเอกสารนำเสนอผลิตภัณฑ์เป็นภาษารัสเซีย แต่คุณยังไม่ได้เตรียมไว้และต้องใช้เวลาในการจัดทำ
ผู้ซื้อรายที่สามต้องการเจรจาผ่านแอปพลิเคชันส่งข้อความภายในประเทศ MAX แต่ผู้จัดการของคุณไม่มีบัญชีในแอปพลิเคชันดังกล่าว ส่วนผู้ซื้อรายที่สี่ไม่ตอบกลับทางอีเมล
สถานการณ์ B
หลังจากงานแสดงสินค้าสิ้นสุดลง ตัวอย่างสินค้าของคุณยังคงอยู่ในรัสเซีย ข้อมูลผู้ติดต่อได้รับการจัดหมวดหมู่เรียบร้อยแล้ว และเริ่มดำเนินการติดตามผล (follow-up) ได้ทันทีในวันถัดไป
สำหรับผู้จัดจำหน่ายที่แสดงความสนใจ สามารถจัดส่งตัวอย่างสินค้าได้ทันทีภายในรัสเซียหรือไปยังประเทศในเครือรัฐเอกราช (CIS) เนื่องจากตัวอย่างสินค้าทั้งหมดถูกเก็บไว้ในคลังสินค้าในรัสเซีย ทีมงานท้องถิ่นจะส่งต่อคำขอทางการค้าที่ได้รับไปยังผู้ผลิต และช่วยดำเนินการเจรจาต่อไป
ในขณะเดียวกัน การค้นหาผู้ซื้อที่มีศักยภาพก็ขยายออกไปนอกขอบเขตของงานแสดงสินค้า ในสถานการณ์นี้ บูธแสดงสินค้าจะไม่ใช่เพียงค่าใช้จ่ายทางการตลาดอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นแหล่งสร้างโอกาสทางการขายในกระบวนการขาย
บูธแสดงสินค้าร่วมประกอบด้วยอะไรบ้าง?
ในขั้นตอน “ก่อนงานแสดงสินค้า”: การคัดเลือกงานแสดงสินค้า → การวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ → การปรับให้เข้ากับตลาดท้องถิ่น → การเตรียมสื่อและเอกสาร → การจัดส่งตัวอย่างสินค้า
ระหว่างงานแสดงสินค้า: การนำเสนอผลิตภัณฑ์ → การคัดกรองคุณสมบัติของผู้ติดต่อ → การรวบรวมความต้องการของลูกค้า → การพบปะเจรจา → ภาพถ่าย/วิดีโอ
หลังงานแสดงสินค้า: การติดตามผล (follow-up) → การจัดเก็บตัวอย่างสินค้า → การจัดส่งภายในประเทศ → การค้นหาผู้ซื้อเพิ่มเติม → การเจรจา → การสนับสนุนการทำธุรกรรม → WeChat และช่องทางส่งเสริมการตลาดอื่น ๆ ของจีน
แนวทางการดำเนินงานแสดงสินค้าแบบครบวงจรเช่นนี้ไม่สามารถประเมินได้จากราคาต่อตารางเมตรเพียงอย่างเดียว
คำถามสำคัญที่สุดคือ “บริษัทของฉันจะเหลืออะไรอยู่บ้างหลังจากงานแสดงสินค้าสิ้นสุดลง 30 วัน?”
หากคำตอบของคุณคือภาพถ่ายบูธและนามบัตรหนึ่งปึก การเข้าร่วมงานอาจมีค่าใช้จ่ายต่ำ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะมีประสิทธิภาพเสมอไป
หากคำตอบของคุณคือรายชื่อผู้ติดต่อที่ผ่านการคัดกรองแล้ว คำขอตัวอย่างสินค้า การเจรจาที่กำลังดำเนินอยู่ และกระบวนการขาย (pipeline) ที่ชัดเจน นั่นหมายความว่างานแสดงสินค้าได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของการขายเพื่อการส่งออกแล้ว
G2R ช่วยผู้ผลิตเข้าร่วมงานแสดงสินค้าในรัสเซียผ่านบูธแสดงสินค้าร่วมได้อย่างไร?
หากคุณต้องการเปรียบเทียบการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าในรัสเซียด้วยตนเองกับการเข้าร่วมในรูปแบบบูธร่วม กรุณาส่งชื่องานแสดงสินค้าหรือข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์มาให้เรา
เราจะจัดทำโครงสร้างค่าใช้จ่ายและเสนอรูปแบบการเข้าร่วมบูธร่วมผ่านทีมงานท้องถิ่น โดยไม่จำเป็นต้องส่งพนักงานเดินทางไปปฏิบัติงาน หากงานแสดงสินค้าแห่งใดกำหนดให้ต้องมีตัวแทนเข้าร่วมด้วยตนเอง เราจะแจ้งให้ทราบก่อนดำเนินการจอง
บทความที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้: